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A propos des récentes directives OMI
sur l'application du code ISM

La page du code ISM Nº22
 
  1. Directives pour l'application opérationnelle du code ISM par les compagnies

  2. (MSC-MEPC.7/Circ.5 du 19.10.2007)

           Les modalités pratiques de mise en place d'un SMS (Système de Management de la Sécurité) dans une compagnie de navigation ou offshore prévues au § 1.4 du code ISM ne changent pas et restent applicables. Souvent, nombres de compagnies s'en contentaient… c'étaient des SMS élémentaires !
    Des dispositions plus précises ont été élaborées dans la circulaire ci-dessus sur :
    1. La désignation de la DPA et le soutien approprié que la Compagnie doit lui apporter
    2. La nécessité des revues de Capitaine
    3. La nécessité de l'analyse interne des accidents et near-miss
    4. La nécessité de la révision du SMS si nécessaire

    1. La désignation de la DPA et le soutien approprié qu'il faut lui apporter


    2. Responsabilité de la DPA dans la définition et l'application d'une culture sécurité : La responsabilité de « monitoring » de la DPA (voir la page du code ISM N°15 : La DPA un sacré job !) est assurée, au minimum, par les activités suivantes:
      1. Mettre en œuvre la politique de la compagnie
      2. Évaluer et passer en revue le SMS
      3. Notifier et analyser les défauts de conformité, accidents et incidents
      4. Organiser et surveiller les audits internes
      5. Effectuer les révisions appropriées du SMS
      6. Veiller à ce que des ressources adéquates et un soutien à terre soient fournis
      7. La DPA doit avoir les qualifications, formation et expérience décrites dans la circulaire MSC-MEPC.7/Cir.6 (voir plus loin)

      Moyens de la DPA (§ 3.3 du code) : Les fonctions minimum de la DPA sont « proposées ». La compagnie devrait fournir:
      1. Les ressources en personnel
      2. Les ressources matérielles …un budget bien sûr!
      3. La formation nécessaire: ISM, réglementation maritime, auditeur, gestion de crise etc…
      4. Le pouvoir de la DPA clairement définis : « job description » adéquat
      5. Le pouvoir de signaler les NC et autres constatations au plus haut niveau de la compagnie (ce qui n'est pas toujours évident n'est-ce-pas ?)

      Commentaires
      Ce texte a l'avantage de préciser à nouveau le §4 du code ISM et de développer les responsabilités de la DPA. Il apparaît donc, beaucoup plus qu'avant, qu'elle a un rôle clé dans le SMS :
      • Lien avec le plus haut niveau de la compagnie
      • Monitoring des activités sécurité
      • En charge des revues de système (vérification d'efficacité)
      • Notification des NC/accidents/near-miss vers une « personne responsable ou RP » au sein de la direction… cette personne doit donc être connue et son nom inclus dans le SMS (CEO, VP etc…). voir ci-après !

      Nouveautés : La circulaire introduit une « personne responsable au sein de la direction » vers qui le « reporting » prévu au §9 du code ISM doit se faire.

      Commentaires
      Pourquoi une telle création ? Il semble que pour assurer la transmission des informations, il fallait désigner nominativement un membre de la direction afin d'éviter que l'info importante se noie dans le classement de la secrétaire de direction comme ça été le cas pour le Herald Of Free Enterprise. On doit donc voir apparaître un nom dans le SMS. Afin de simplifier, je propose en général de faire figurer sur un même document officiel de la direction les noms de la DPA et de la « Responsible Person ».

    3. Examen périodique du SMS :


    4. Il s'agit de la responsabilité de la Compagnie. On a déjà vu que les responsabilités de la DPA consistent à passer en revue l'efficacité du SMS… est-ce qu'on se répète ici?
      Pour moi il s'agit pour la DPA de passer en revue périodiquement le SMS et de préparer la revue de direction qui officialisera les modifications, amendements, nouveaux objectifs si nécessaire. Les résultats doivent être communiqués au personnel concerné sans pour autant en faire une publication « OFF » car exposer ses défaillances n'est pas souvent de l'intérêt d'une compagnie n'est-ce-pas ?
      Les résultats seront portés à l'attention du personnel d'une manière officielle mais également confidentielle ... Sinon cette revue sera volontairement trop « soft » et donc d'une efficacité douteuse!

    5. Notification et analyse des accidents, incidents


    6. Malheureusement apparaît encore ici une erreur de traduction de « hazardous occurrences » dans la version en français de la circulaire (traduit par « incidents potentiellement dangereux »). Pour moi il s'agit des « non-conformités et des observations (donc résultats des audits) et les évènements dangereux (accidents et presqu'accidents) ». On voit mal la DPA ne pas reporter les accidents non ?
      Il apparaît donc que les notifications doivent être dirigées vers une Personne Responsable au sein de la direction… tandis que la Personne, elle-même désignée par cette même direction, doit notifier et analyser ! … Double transmission ?
      On va s'en tirer à nouveau par un tour de passe-passe: les notifications sont faites via la DPA à charge pour elle d'en informer la « Responsible Person » au sein de la direction. Cette dernière personne sera identifiée dans le SMS. Donc analyse, mesures correctives ou préventives et suivi sont à la charge de ces mêmes personnes : la DPA peut analyser et proposer des actions correctives que la Responsible Person au sein de la haute direction (VP, membre du Board etc…) devra entériner ou pas.
      La Personne Responsable est donc investie de la responsabilité du suivi des actions décidées après analyse. C'est ainsi préciser le lien DPA/RP et impliquer le plus haut niveau de la direction dans le retour d'expérience.

      NB : on demande d'analyser les quasi-accidents de la même manière que les accidents et d'en tirer profit : sans le citer, le retour d'expérience est décrit dans le § 6.2 de la circulaire. Une circulaire particulière a été également élaborée (MSC-MEPC.7 Circ.7) - qui fera l'objet d'une étude ultérieure de ma part.

      Commentaires
      Il y a ici quand même ici une définition plus claire des responsabilités : on ne pouvait pas laisser une DPA assurer le travail d'analyse, de proposition et de transmission sans préciser les responsabilités du « plus haut niveau de la direction », justement !

    7. Les audits internes


    8. Pour les audits internes, le texte est un peu restrictif car on ne peut s'auditer soi-même. Aussi, tout en assurant une certaine indépendance, on convient souvent que la DPA peut assurer les audits navires et direction mais que son service doit être audité par une autre personne !
      Périodicité: une fois par an minimum à terre comme à bord (rien de bien nouveau, mais il fallait apparemment le préciser !)
      Des procédures d'audit doivent être établies: Qui ? (responsables et auditeurs), Quand ? (calendrier), Comment ? (préparation, exécution; rapport d'audit et plan d'actions correctives ou préventives).
      Les grandes compagnies leader dans l'ISM assurent les audits internes via leur structure ISM/ISPS et n'hésitent pas à appeler régulièrement des auditeurs tiers (classe, auditeurs indépendants spécialisés) afin de recentrer leur système et quelque part profiter d'un certain benchmarking !

    9. Qualifications, formation et expérience du personnel


    10. Ce § rappelle le § 6 du code ISM et insiste sur une formation qui « pourrait être nécessaire pour la mise en œuvre du SMS »… rien de bien nouveau : ce n'est qu'un rappel du § 6.5 du code ISM… souvent oublié par les armateurs… où bien qui se retranchent sur la (prétendue) formation donnée à bord!

      Commentaires :
      Le MSC n'a pas cette fois-ci encore été assez loin… lobbying des armateurs ? qui sont toujours, bien sûr, les payeurs ! Une formation spécifique ISM devrait être rendue obligatoire…. C'était pourtant une des conclusions de l'étude OMI (« formation intégrée plus poussée »). On pense maintenant à une formation spécifique STCW qui pourrait être tout simplement « Management de la sécurité »! STCW 2010 est en préparation… on ose espérer que quelque chose sera fait de ce côté-là mais j'en doute!

      La formation ISM est proposée par l'AFEXMAR depuis longtemps (1998) et plus récemment, nos amis british et allemands, suite aux circulaires de 2007, proposent à WARSASH d'un côté et à la GL Academy de l'autre, les mêmes formations (DPA, familiarisation et formation auditeur interne) mais à un prix bien sûr différent (allez sur leurs sites vous serez édifiés !).

      En conclusion
      Issue des études faites en 2003/2005, cette circulaire n'a pas fait beaucoup de bruit… certains d'entre nous l'ignorent encore. Les résultats seront que les formations ISM (enfin) seront organisées ici et là et les armateurs poussés puis bientôt contraints et forcés vont envoyer d'abord leurs DPA suivre 3 jours de formation intense. On pense que la formation ISM de nos officiers en activité pourra être conduite via des stages de formation continue (les hydros y pensent peut-être ?). La formation des équipages quand à elle peut se faire à bord via les Safety Officer (… eux-mêmes précédemment formés !)


  3. Circulaire MSC-MEPC.7/Cir.6 : Directives sur les qualifications, la formation et l'expérience requises pour s'acquitter du rôle de la PERSONNE DESIGNEE en vertu des dispositions du code ISM.


  4. Enfin quelque chose de concret sur la DPA ! Nous étions quand même quelques uns à prêcher dans le désert depuis longtemps:
    • Philip ANDERSON, plus juriste que Capitaine, attendait une jurisprudence!
    • l'Administration britannique, a inventé la Personne Désignée mais n'arrivait pas à définir son profil
    • Cette fois-ci enfin, après son rôle, c'est plus clair sur les qualifications, l'expérience et la formation de la DPA.


    1. Profil de la DPA: qualifications et expérience


    2. Niveau supérieur: soit universitaire, soit officier breveté, soit expérience de superintendant avec 3 ans minimum de management de navires
      Formation spécifique sur l'ISM, la réglementation et les recueils correspondants, les techniques d'évaluation (formation auditeur, sciences humaines, rapports)
      Connaissances : aspects opérationnels de la gestion de la sécurité, transport maritime et opérations du bord
      Expérience de l'audit
      Facilité de communication avec le personnel et la direction
      Capable de formuler des avis et observations au plus haut niveau
      Capable de déceler des non conformités au code ISM
      Capable de déterminer l'efficacité d'un SMS via audits et revues de système
      Capable d'évaluer des pratiques sûres de travail à bord
      Capable d'évaluer la culture sécurité de la compagnie ou de l'équipage d'un navire
      Capable d'analyser accidents et quasi-accidents et d'en tirer un retour d'expérience

    3. Obligations de la compagnie


    4. Offrir des cours de formation à la DPA et à sa suppléance y compris une formation pratique et une mise à jour. Les certificats de compétence de la DPA doivent pouvoir être présentés aux certificateurs.

      En conclusion

      Le retour d'expérience paye finalement mais Dieu qu'il a fallut du temps !

      Beaucoup de Capitaines et de consultants avaient depuis longtemps compris l'importance de la Personne Désignée, son rôle clé et constataient in situ que si la Personne Désignée n'était pas compétente et motivée au fonctionnement du SMS… eh bien celui-ci ne fonctionnait pas ! Avant que ces circulaires ne soient élaborées, l'étendue des tâches de la DPA étaient tirées des responsabilités spécifiées dans le code : liaison avec le plus haut niveau de la hiérarchie et le monitoring (se rappeler la page du code ISM N°15). A présent, c'est plus clair surtout sur l'aptitude de la DPA à assurer la fonction. Pour certains, ça va être dur dur !

Août 2009
Cdt Bertrand APPERRY
AFEXMAR AFCAN MIIMS
consultant ISM/ISPS
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